“四步法”让公司流程管理走在前列

2020-10-08 15:27:51 曹丹

 

公司规章制度及工作流程修编工作于3月24日发文正式启动,历时5个月,于8月底全面收官完成。本次修编共计制度修订111项,汇编流程197项,其中需上线129项工作流程(制度修订后各系统新增搭建流程95项),截至8月底已全面完成,上线率100%。随着工作的全面收官,逐步形成了一套“一、二、三、四”的流程图工作规范法则,具体如下:

成立一个小组。成立流程图编制专项小组,由公司党支部副书记傅小春同志任组长,副总经理葛青峰同志任副组长,其余各部门指定一位流程图编制专员任成员。小组每周召开汇报会议,商议讨论流程图编制成果、进度以及过程中存在的问题,并明确下阶段工作目标。

建立两支队伍。一是由各部门指定一位流程图编制专员组成,负责所在部门业务流程、工作标准、表单的收集整理,对工作流程进行修订、补充和完善,并统一绘制成图。二是由信息技术部若干骨干成员组织,负责对提交的工作流程图进行再次审核及需求确认,并实施上线搭建、调试工作,实现工作流程与信息化建设有效衔接

分成三段实施。一是首先全面开展公司所有流程修编(新增)工作,该项工作于6月底全面完成。所有新增修订的制度均需提交由公司领导及各部门经理组成的审议会议进行审议,确保制度修订的完整性、可行性和规范性。二是流程图编制专项小组根据最终发文的制度进行流程图的梳理、编写。根据计划,提交每周的流程图编制会议讨论,讨论完成后需上线的,提交工作流程上线申请流程进行上线申请。三是信息技术部流程图搭建人员根据流程上线申请流程内容进行流程上线搭建及调试工作,流程运行满1个月且暂无任何问题以后,流程成为正式流程。

    形成四化成效。一是智能化:所有流程本着“能上线就上线”的原则,除费用报销、合同审批等必需要纸质审批留档的流程,所有流程基本采用线上流转形式,手机上即可完成流程审批,有效缩短了审批时间,节约了不必要的纸质浪费。二是数字化:上线流程流转完毕后,均会形成对应的归档记录,记录以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,形成一个有序结构的档案信息库,可随时调取利用,实现资源共享。三是精细化:管理精细化,线上流程的流转,让每个节点的接收时间、办理时间都有据可查,同时根据流程图编制内容对每个节点设置节点办理时效,让每次考核都有理可依。尤其在时间长、节点多的用户接水流程中,每个节点精细化的管理有效助力了公司三服务工作。四是规范化:流程图编制的工作开展,总结出了一套“一、二、三、四”的流程图工作规范法则,为指导公司近远期的工作有序开展,奠定了“规范化”的基础。